Hướng dẫn sử dụng Pivot tables trong Excel để lập báo cáo

loading...

Pivot tables là một trong những tính năng mạnh mẽ trong Excel. Một Pivot table cho phép bạn phân tích theo một yêu cầu cụ thể nào đó như trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê...

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Pivot Table trong Excel để phân tích dữ liệu theo một yêu cầu cụ thể nào đó. Dưới đây là bài tập thực tế giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng Pivot table trong Excel. Bạn đọc quan tâm có thể TẢI VỀ ví dụ mẫu này tại đây để thực hành Pivot table.

Tệp tin Excel bạn vừa tải bao gồm 214 dòng và 6 trường: Order ID, Product, Category, Amount, Date và Country.

Hướng dẫn sử dụng Pivot tables trong Excel để lập báo cáo

Đây là dữ liệu mô tả danh sách chi tiết bán hàng của một công ty bán sản phẩm rau củ quả và có thể hiểu như sau: mỗi một dòng thể hiện thông tin về một sản phẩm, chẳng hạn Carrots, sản phẩm này thuộc danh mục hàng hóa Vegetables (đồ rau củ quả), có một số tiền bán được nhất định cho đơn hàng này và bán vào ngày (date) ở một nước (country).

Tạo một Pivot table

Trong bài tập này, chúng ta cần chèn pivot table vào một sheet khác từ dữ liệu có sẵn. Các bước thực hiện như sau:

1. Bạn nhấn vào biểu tượng Pivot table ở menu Insert.

2. Một cửa sổ mới hiện lên. Excel sẽ tự động chọn dữ liệu cho bạn. Vị trí mặc định cho một Pivot table là một worksheet mới.

3. Bạn nhấn OK.

4. Một trường PivotTable hiện ra. Để tính tổng số tiền các sản phẩm đã bán, bạn làm như sau:

- Kéo cột Product vào vùng Row Labels
- Kéo cột Amount vào vùng Values area
- Kéo cột Country vào cùng Report

Dưới đây là kết quả thu được sau khi hoàn thành các bước trên. Và bạn có thể thấy bananas(chuối) là sản phẩm bán được nhiều nhất.

Hướng dẫn sử dụng Pivot tables trong Excel để lập báo cáo

Sắp xếp trong Pivot table

Để đặt Bananas lên trên cùng của danh sách, bạn cần sắp xếp Pivot table.

1. Nhấn vào bất cứ ô nào trong cột Total.

2. Tab ngữ cảnh PivotTable được kích hoạt. Trong tab Options, bạn nhấn vào nút Sort Largest to Smallest (ZA).

3. Bạn sẽ thu được kết quả:

Lọc trong Pivot Table

Bởi vì chúng tôi đã thêm trường Country vào vùng Report Filter nên chúng ta có thể lọc Pivot Table theo Country. Ví dụ, bạn muốn biết loại sản phẩm nào được bán sang Pháp nhiều nhất?

1. Nhấn vào cửa sổ thả xuống và chọn France.

Kết quả thu được: Apple (táo) là sản phẩm bán được nhiều nhất sang Pháp.

Bạn cũng có thể sử dụng lọc tiêu chuẩn (tam giác ngay cạnh Product) để chỉ hiển thị tổng số tiền của một loại sản phẩm cụ thể.

Thay đổi Summary Calculation

Theo mặc định, Excel tóm tắt dữ liệu của bạn bằng cách tổng hợp hay đếm các mục. Để thay đổi kiểu tính mà bạn muốn sử dụng, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

1. Nhấn vào bất cứ ô nào trong cột Total

2. Nhấn chuột phải và nhấn vào Value Field Settings...

3. Chọn loại phép tính mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ, nhấn vào Count

4. Nhấn OK

Kết quả: Có 16 đơn hàng Apple trong tổng số 28 đơn hàng bán cho Pháp.

Pivot Table hai chiều

Nếu bạn kéo một trường vào vùng Row Labels và vùng Column Labels, bạn có thể tạo một pivot table hai chiều. Chẳng hạn, để có được tổng số lượng xuất khẩu cho từng nước, từng sản phẩm, bạn làm như sau:

- Kéo trường Country vào vùng Row Labels
- Kéo trường Product vào vùng Column Labels
- Kéo trường Amount vào vùng Values
- Kéo trường Category vào vùng Report Filter

Như vậy, bạn sẽ có được pivot table hai chiều.

Mặc dù các tuần tự thực hiện các thao tác để khai thác hiệu quả của Pivot Table khá khó nhớ, nhưng chúng tôi tin rằng, chỉ cần bạn thực hành nhiều lần thì bạn đã nắm chắc trong tay một công cụ vô cùng hữu hiệu.

Để dễ dàng so sánh những con số này, bạn hãy tạo ra một biểu đồ pivot và áp dụng bộ lọc. Có lẽ đây là một bước tiến lớn sau các công đoạn trên nhưng bạn sẽ thấy được sức mạnh của các tính năng mà Excel đã cung cấp.